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Der Großauftrag kommt nur, wenn auch die Kleinstauflagen übernommen werden

Für die Druckerei Heidenreich Card war die Einführung von Zaikio Keyline eine Entscheidung mit greifbaren Ergebnissen. Die Druckereimanagement-Software ermöglicht nicht nur die effiziente Abwicklung auch kleinster Aufträge – sie hat sich auch in der Gewinnung von Neukunden als überzeugendes Alleinstellungsmerkmal erwiesen.

Die Druckerei Heidenreich Print in Bünde wurde 1991 gegründet und ist seitdem immer in Bewegung – schließlich ändern sich die Anforderungen des Marktes ständig. In den letzten zwei Jahren wurde das Unternehmen einer umfassenden Umstrukturierung unterzogen.

Ein Ergebnis war die Trennung von Verpackungs- und Akzidenzdruck. Für das Akzidenzgeschäft wurde im Februar 2022 die Tochtergesellschaft Heidenreich Card gegründet. Der Schwerpunkt der Produktion: Gutscheinkarten, Media- und Paketbeileger für den Onlinehandel. Derzeit produzieren die 35 Mitarbeitenden im Mehrschichtbetrieb rund 500.000 solcher Karten und Beileger.

Prozesse werden laufend optimiert

Dieses Volumen lässt sich nur mit hocheffizienten Prozessen bewältigen. Björn Mock, Prokurist der Unternehmensgruppe Heidenreich und Vertriebsleiter bei Heidenreich Card: „Wir optimieren unsere Geschäfts- und Produktionsprozesse fortlaufend. Dazu haben wir auch unsere Auftraggeber befragt. Das Statement eines Kunden ist mir dabei besonders im Gedächtnis geblieben – wenn ihr meine Großaufträge wollt, dann müsst ihr auch meine Kleinstauflagen übernehmen. Wir haben schnell erkannt, dass wir dazu den Fokus auf die Automatisierung der kaufmännischen Seite legen und eine Druckereimanagement-Software implementieren müssen.“

Heidenreich Print nutzt schon seit längerer Zeit ein MIS. Das bisherige System ist allerdings, so Mock, „eine Insel und nicht so richtig offen für die Integration mit anderen Applikationen. Genau das war uns aber wichtig, um flexibel auf zukünftige Anforderungen des Marktes reagieren zu können.“ Die Wahl fiel schließlich auf Zaikio Keyline als neues MIS.

Einfacher und kostengünstiger als zuvor

Mock schätzt die moderne Architektur: „Keyline kann über seine API mit anderen Systemen integriert werden, egal, ob das ein Webshop ist, ein CRM- oder ERP-System oder auch Maschinen. Damit können praktisch alle Aufgaben in einer Druckerei in einer Software gebündelt werden. Das funktioniert wesentlich einfacher und kostengünstiger als mit dem bestehenden MIS.“ 

Der effiziente Austausch von Daten zwischen den Applikationen wirkt sich bereits auf die Personaleffizienz bei Heidenreich Card aus. Mock freut sich: „Bisher waren vier Mitarbeitende nur damit beschäftigt, zum Beispiel für Freigabeprozesse Daten manuell von A nach B zu schaufeln. Jetzt können sie interessantere und wertschöpfendere Aufgaben übernehmen.“ 

Hoher Automatisierungsgrad

Die Kunden bestellen über einen auf Cloudlab basierenden Onlineshop oder durch direkte API-Kundenschnittstellen. Mit der Annahme der Auftragsdaten wird der Job automatisch in Keyline angelegt. Im Rahmen der Datenübernahme wird, von Keyline gesteuert, auch ein Preflight in Pitstop von Enfocus angestoßen. Die Kunden werden im Falle von Problemen mit den Druckdaten automatisch informiert, fehlerhafte Daten werden erst gar nicht übernommen.

Sind die Druckdaten in Ordnung, treibt und kontrolliert Keyline die gesamte Auftragsabwicklung von der Produktion bis hin zu Versand und Rechnungsstellung.

Alleinstellungsmerkmal für die Neukundengewinnung 

Dabei übergibt Keyline fortlaufend Informationen über den Auftragsstatus an den 
CloudLab-Shop. Björn Mock: „Wir machen den Kunden über ihren Account im Shop die komplette interne Transparenz zugänglich. Dieser Service hat sich in der Gewinnung von Neukunden schon mehrfach als Alleinstellungsmerkmal erwiesen.“ 

Kundenservice wird weiter ausgebaut

Das Team hat für die Weiterentwicklung der Keyline-Implementierung schon einige Ideen, um den 
Kundenservice noch weiter zu verbessern. Ein Beispiel: Bald sollen die Kunden in ihrem CloudLab-Account via Google Maps ständig über den Standort des Lieferfahrzeuges informiert werden – das erleichtert die Planung ihrer Abläufe. Der Prozess wird über die Erstellung des Lieferscheines vor der Verladung ausgelöst. Über die Schnittstelle zum Transportdienstleister werden Auftragsdaten übergeben und Trackinginformation übernommen, die per Link im Shop zu erreichen sind. 

Björn Mock sieht die Integration verschiedenster Applikationen als eine wesentliche Voraussetzung im Bemühen, den Kundenservice weiter auszubauen und die Effizienz zu maximieren: „Daher bin ich auch sehr gespannt auf die Möglichkeiten von Zaikio, das den Konnektivitätsgedanken ja auf die Spitze treibt.“

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