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Kleine Druckhäuser optimieren Prozesse mit Druckerei-Management Software Keyline

Das kennt wohl jedes kleine Unternehmen – wenn die Aufträge nur so hereinströmen, dann bleiben Dinge schnell einmal liegen. Wenn es dabei um die Rechnungsstellung geht, kann es eng werden.

So erging es GC Digitaldruck in München. Inhaber Guido Coenen: „Wir hatten im Herbst letzten Jahres einfach so viel zu tun, dass wir kaum dazu gekommen sind, Rechnungen zu schreiben. Das war für uns der Weckruf, uns neu zu organisieren.“

Bislang setzte das Dreimann-Team fünf Programme ein, um Jobs von der Auftragsannahme bis zum Versand abzuwickeln. Oft mussten Daten hin und her kopiert werden – ein aufwändiges und fehlerträchtiges Vorgehen.

Guido Coenen entschied sich für die Druckerei-Management-Software Keyline. Nun wird alles zentralisiert und standardisiert in einer Applikation erledigt – und die Rechnungsstellung läuft fast automatisch ab. Außerdem hat das Team jetzt alle Auftragsdaten immer im Blick: Jeder Produktionsschritt wird in Keyline abgebildet.

Sinneswandel bei kleinen Druckereien

„Wir sehen einen Sinneswandel bei kleinen Druckhäusern. Erschien ihnen früher der Einsatz von Management-Lösungen nicht notwendig, erkennen jetzt immer mehr, dass eine Applikation wie Keyline die Wettbewerbsfähigkeit steigert“, sagt Sebastian Krüger, Vertriebsleiter bei Keyline-Entwickler Zaikio. Grund dafür sei unter anderem die dank Zentralisierung und Standardisierung deutlich höhere Effizienz und Flexibilität – mit gleicher Teamstärke kann mehr geschafft werden. Krüger: „Das ist auch angesichts des Fachkräftemangels ein wichtiger Punkt.“

Offen und unkompliziert

Keyline kann dank seiner offenen Architektur unkompliziert in bestehende und zukünftige Management- und Produktionsumgebungen in Druckereien implementiert werden. Über entsprechende Schnittstellen ist die Software in der Lage, Daten von anderen Programmen und Geräten zu übernehmen, zu interpretieren und zur Steuerung von Prozessen zu verwenden.

Überschaubare Kosten, schnelle Implementierung

Genauso wichtig für kleine Druckhäuser: Keyline wird als Software-as-a-Service-Lösung angeboten, es fallen also keine hohen Investitionskosten in eine Softwarelizenz an. Die monatlichen Nutzungskosten, betriebswirtschaftlich gesehen Betriebskosten, hängen von der Anzahl der aktiven Accounts ab, die sich täglich im Durchschnitt mit Keyline verbinden.

Zudem ist Keyline so übersichtlich strukturiert und einfach zu bedienen, dass die Implementierung in wenigen Wochen, wenn nicht gar Tagen, erfolgen kann. Da Keyline eine Cloud-basierte Applikation ist, läuft schon die Testphase unter realen Bedingungen ab. Dazu Krüger: „Gerade kleine Druckhäuser können sich langwierige Implementierungs- und Einarbeitungsphasen einfach nicht leisten.“
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