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So machen Sie Ihren Druckbetrieb widerstandsfähig gegen Krisen

Krisen sind allgegenwärtig und in jedem Lebensbereich zu finden – aktuell sind es die Corona- und die Klimakrise, erstmal vergangen sind die Dotcom-Krise der Internetwirtschaft oder die Finanzkrise. Ob wir wollen oder nicht, schwierige Situationen oder eben gar Krisen gehören zum Leben einfach dazu. 

Krisen kommen, auch wenn das oft nicht so erscheinen mag, auch nicht einfach so aus dem Hinterhalt. Sie sind meist der Höhepunkt einer negativen Entwicklung über einen mehr oder minder langen Zeitraum. Diese Entwicklung wird nicht bemerkt – oder man will sie einfach nicht wahrhaben, redet sich die Situation schön.

Dauerkrise in der Druckbranche

Die Druckbranche befindet sich seit Jahrzehnten in einer Art Dauerkrise. Ein Grund: Bei jeder Krise muss die Druckindustrie Federn lassen – wenn die Wirtschaft unter Krisen leidet, werden zuerst die Werbe- und Marketingbudgets gekürzt, und diesen Entscheidungen fallen dann auch die Druckaufträge zum Opfer. 

Ein Beispiel ist auch die durch das Aufkommen digitaler Medien ausgelöste Medienkrise, durch die Auflagen von Zeitungen und Magazinen teils dramatisch sanken. Ein weiteres Beben löste die „digitale Disruption“ aus, das Aufkommen der Druck-Broker, die standardisierte Druckprodukte online zu konkurrenzlos günstigen Preisen anbieten – und die Zeiten, in denen deren Angebote auf die Produktion von Geschäftsausstattungen fokussiert war, sind längst vorbei.

Auch Preissteigerungen oder Verknappungen von Rohmaterialien wie in der aktuellen Papierkrise sowie der auch schon seit Jahren bestehende Fachkräftemangel haben hohes Krisenpotenzial.

Krisen nach Art des Hauses

Krisen können aber auch hausgemacht sein. Sie können ausgelöst werden etwa durch die falsche Einschätzung der Entwicklung des Marktes, das „Verschlafen“ neuer Technologien, nicht marktgerechte Produkte oder – der Klassiker – durch Mängel in der Organisation und damit ineffiziente Geschäftsabläufe. Aber auch der zeitweise Ausfall des Managements sowie Brände oder Wasserschäden können sich zu Krisen auswachsen.

Der Fokus der Innovation lag in Druckereien in den letzten Jahrzehnten auf der Produktionstechnik –  den Maschinen, Verfahren wie Computer-to-Plate, Colormanagement, Produktionsworkflows und mehr. Damit wurde auch eine enorme Effizienzsteigerung erzielt, weil die Technologie das ermöglicht hat. 

Die Bedeutung organisatorischer Aspekte für die Effizienz der Abläufe wurde lange Zeit schlicht übersehen. So sind gerade in kleinen und mittleren Unternehmen Verwaltungsprozesse die Stiefkinder, der Fokus liegt oft auf der Produktion, man will abarbeiten, Aufträge „aus der Tür“ bringen. 

Da fallen dann manchmal auch überlebenswichtige Dinge wie Rechnungsstellung, das Mahnwesen und mehr „hinten runter“ – ganz zu schweigen von der schnellen und korrekten Kalkulation. So wurden oft Aufträge akquiriert, ohne zu wissen, ob sie gewinnbringend sein werden. Kosten-Controlling fand nicht statt, und Prozessoptimierung war ein Fremdwort – das ist auch heute noch sehr oft der Fall.

Kein Polster für schwierige Zeiten

Die tragische Konsequenz: Kaum eine Druckerei war in der Lage, nennenswert Liquidität und damit ein gesundes Polster aufzubauen. Das aber ist nötig, um eben auch schwierige Situationen überstehen oder neue Geschäftsmodelle entwickeln zu können. Alles war „auf Stoß genäht“.

Wenn es dann eng wurde, schien oft eine Übernahme die Lösung. Die Hoffnung: Synergieeffekte und mögliche Personaleinsparungen bringen das Unternehmen wieder in die Spur. Kurzfristig ist das sicher auch richtig – wenn aber die Hausaufgaben nicht gemacht werden, wenn die Prozesse nicht optimiert werden, ist die Freude nur von kurzer Dauer.

Gleichgültig, ob eine Krise von außen in den Druckbetrieb hineinschwappt oder hausgemacht ist – Krisen laufen in der Endphase im Grunde immer gleich ab: die Druckerei kann sich im Wettbewerb nicht mehr behaupten, sinkende Erträge belasten die Liquidität bis hin zur Zahlungsunfähigkeit. 

Extern bedingte Krisen wie beispielsweise die Corona-Pandemie sind sicher ein Schicksal, auf das sich Unternehmen nicht speziell vorbereiten können. Firmen, die aber ihre Geschäftsabläufe und -prozesse perfekt aufgestellt haben und fortlaufend optimieren, zeigen in aller Regel auch eine höhere Widerstandsfähigkeit, eine höhere Resilienz gegen Krisen.

Basis fortlaufender Optimierung

Schaffen Sie eine Struktur, die es Ihnen ermöglicht, Missstände, Fallstricke und Effizienzkiller frühzeitig zu erkennen. Eine einfache Lösung sind turnusmäßige Meetings mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der einzelnen Abteilungen – sie wissen aus ihrer täglichen Arbeit heraus am besten, wo es hakt. 

Dabei ist Offenheit gefragt, es bringt nichts, wenn sich das Team nicht traut, der Geschäftsführung gegenüber Bedenken zu äußern. Das Ergebnis sollte ein Protokoll sein, in dem festgehalten wird, welche Abläufe optimiert werden müssen, was dafür notwendig ist, wer dafür verantwortlich ist – und bis wann die Aufgabe erledigt sein soll.

Dieses Vorgehen ist auch schon in kleinen Unternehmen mit wenigen Mitarbeitenden ratsam. Der Grund: Im Tagesgeschäft gehen die entsprechenden Erfahrungen meist einfach unter – Ansagen wie „wir sollten mal, wir müssten“ während der Arbeit oder auch in Pausen verpuffen einfach. 

Diese fortlaufende Optimierung ist nicht nur für den Krisenfall von Bedeutung – optimale Prozesse sind für Druckereien auch ein klarer Vorteil im Wettbewerb um Kunden.

Im Krisenfall hilft Flexibilität

Wenn eine Krise eintritt, muss schnell reagiert werden. Das fällt um so leichter, je flexibler alle Geschäftsprozesse ausgelegt sind.

Eine der größten Hürden ist das berühmt-berüchtigte Silo-Wissen. Alle Mitarbeitenden sammeln während der Arbeit für das Unternehmen spezifisches Wissen etwa zu Provisorien zur Lösung immer wieder auftauchender Probleme, zu individuellen Gegebenheiten bei Kunden und vielem mehr. Wenn die betreffende Mitarbeiterin, der jeweilige Mitarbeiter nicht da ist, stocken Prozesse oder der Kundenservice leidet. Solche Wissensinseln sollten konsequent erschlossen und die Expertise unternehmensweit zur Verfügung gestellt werden.

Spätestens die Corona-Pandemie hat gezeigt, dass Flexibilität auch hinsichtlich der Arbeitsorte sichergestellt werden muss. Natürlich hat das Grenzen – die Produktion kann nun mal nicht einfach ausgelagert werden. Alle anderen Aufgaben – Kalkulation, Kundenservice, Buchhaltung und andere – sollten aber von jetzt auf gleich beispielsweise aus dem Home-Office heraus erfolgen können.

Viele Unternehmen hatten damit im Rahmen von Corona wirkliche Probleme. Es muss aber nicht gleich eine globale Pandemie sein – es reicht eben auch schon ein Einbruch, ein Brand, ein Wasserschaden oder andere individuelle Schadensereignisse.

Innovative IT schafft Sicherheit

Um diese Flexibilität zu schaffen, sollten sich Druckereien unbedingt auch ihre IT-Landschaft ansehen – ist sie in der Lage, diesen Herausforderungen zu entsprechen? 

Traditionelle, lokal auf jedem Arbeitsplatz installierte Programme dürften hier wohl im Hintertreffen sein. Gefragt sind heute Applikationen, die über jeden Internet-Browser bedient werden können und möglichst im Software-as-a-Service-Verfahren in der Cloud genutzt werden.

Wenn die Mitarbeitenden dann noch auf Laptops arbeiten, entspricht der Zeitaufwand für die Verlegung ihrer Arbeitsplätze etwa ins Home-Office im Grunde der Dauer der Heimfahrt.

Die Cloud sorgt gleichzeitig für die Zentralisierung der Datenbestände außerhalb des Unternehmens in hochsicheren Rechenzentren. So gehen bei Schäden in den Firmenräumen keine Daten verloren und die Arbeit kann fast nahtlos fortgeführt werden.

Kooperation mit Produktionspartnern

Diese Sicherheitsmaßnahmen betreffen naturgemäß vorrangig die Arbeitsplätze in Verwaltung, Arbeitsvorbereitung und Kundenservice. Aber auch hinsichtlich der Produktion kann für mehr Sicherheit gesorgt werden.

Der Schlüssel dazu ist der Aufbau eines Netzwerks vertrauenswürdiger Produktionspartner. Sollte der Geschäftsbetrieb im eigenen Unternehmen nur eingeschränkt oder gar nicht möglich sein, können diese Partner einspringen, um laufende Aufträge dennoch abwickeln zu können. 

Solche Partnerschaften sind auch im Normalbetrieb hilfreich, beispielsweise, wenn es darum geht, Auftragsspitzen abzufangen.

Vernetzung der gesamten Druckbranche

In naher Zukunft wird all dies auf sehr einfache Weise möglich sein – die Basis dafür ist Zaikio, das wir derzeit entwickeln. Das Ziel ist die Vernetzung der gesamten Druckbranche – Druckereien, Lieferanten und auch Auftraggeber können über Zaiko auf Augenhöhe miteinander kommunizieren und zusammenarbeiten.

Einen Ausblick auf das, was möglich sein wird, liefert das bereits verfügbare Zaikio Procurement. Die über jeden Browser nutzbare App revolutioniert den bislang oft mühseligen Materialeinkauf in Druckereien. Sie ermöglicht den direkten Zugriff auf die Systeme der angeschlossenen Hersteller und Anbieter von Papier und Verbrauchsmaterialien. 

Damit entfällt die aufwändige Aktualisierung der Preisinformationen und die ebenso zeitraubenden telefonischen Nachfragen nach Preisen und Verfügbarkeiten. Damit wird nicht nur die Effizienz des Einkaufes optimiert, auch die Erstellung von Angeboten wird deutlich beschleunigt und weniger fehleranfällig.

Ein nächster wichtiger Schritt in der Entwicklung von Zaikio wird Mission Control sein. Diese App wird die digitale Schaltzentrale in Druckereien – sie zentralisiert alle Auftrags- und Produktionsdaten und bereitet sie so auf, dass sie von allen anderen Programmen sowie Maschinen genutzt werden können.

Zaikio schafft damit die Grundlage für die umfassende, ganzheitliche Digitalisierung der Geschäftsabläufe in Druckereien. Die Plattform leistet einen essentiellen Beitrag zur Sicherung der Zukunft der Betriebe – auch im Krisenfall.
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